Organiser des rencontres réfléchies

13
avril
2020

Dina Bell-Laroche,

BJ, MA, Integral Master Coach™

Sport Law & Strategy Group

sportlaw.ca

 

Organiser des rencontres réfléchies

En tant que responsable des entraîneurs (MD), je suis tenue d’utiliser des pratiques significatives pour continuellement parfaire mon habileté à servir les autres. Un des avantages est que je fais partie d’une communauté généreuse composée d’entraîneurs de calibre mondial qui s’engagent à partager leurs connaissances; c’est un cadeau qui donne toujours plus. Cet article aborde les perspectives que nous avons et la façon dont elles se révèlent pendant une rencontre. Je viens de compléter une série de mini sessions (que je vous partage ici comme un cadeau pour nos amis sportifs) et j’ai trouvé les informations et les exercices très utiles. Pour ceux qui veulent en apprendre plus sur eux-mêmes, sur les autres et sur la façon dont ils peuvent être perçus différemment lors de rencontres, je vous invite à suivre ce petit module d’apprentissage en ligne. C’est rapide, c’est utile et c’est gratuit!

Voici une petite introduction pour ceux qui veulent en savoir plus avant d’essayer le cours. En tant que responsable des entraîneurs(MD), nous apprenons différentes théories sur le développement humain, que nous pouvons ensuite utiliser comme une lentille à travers laquelle nous observons le monde. Avoir conscience de ces lentilles est très utile, car elles peuvent nous aider à nous libérer afin de devenir des êtres humains plus complets, plus conscients de soi et plus attentifs. Ces lentilles affectent la façon dont nous interprétons les informations, à quel point nous nous sentons investis en présence des autres, le lien que nous ressentons avec notre environnement et comment nous sommes appelés à agir. Sans connaissance et sans compréhension de la façon dont ces lentilles nous affectent, nous sommes souvent frustrés, fâchés, anxieux ou épuisés, et nous ne comprenons pas pourquoi.

En travaillant avec des clients sur une grande variété de sujets et en voyant la façon dont ils participent pendant les rencontres, j’observe le déploiement de ces lentilles en temps réel et je vois comment elles peuvent gêner ou favoriser les conversations profondes et significatives. Je décris ci-dessous quelques conseils simples pour créer une structure plus réceptive lorsque vous préparerez votre prochaine rencontre. De plus, si vous voulez en savoir plus sur l’une des lentilles et comment elle affecte la façon dont les gens interprètent les informations et contribuent aux rencontres, je vous recommande de suivre la minisérie en trois parties d’Integral Coaching Canada sur les rencontres.

Organiser des rencontres plus réfléchies :

Étape 1 : S’assurer que les participants comprennent pourquoi ils se rencontrent. Lorsque je suis engagée pour animer des rencontres, je travaille avec une personne ou un comité désigné pour établir l’ordre du jour à l’avance. Il s’agit d’une stratégie utile qui encourage les participants à formuler plus clairement le but de la rencontre et ce qu’ils espèrent en retirer (résultats de la rencontre). Lorsque les participants savent où ils vont, ils croient plus facilement en la valeur de la tenue de la rencontre.

Étape 2 : Soyez clair concernant les normes dont vous avez besoin pour être pleinement impliqué. J’ai remarqué au cours des années que les participants ont différents besoins pour se sentir impliqués. Pour certains, cela veut dire de partager ouvertement leur opinion. D’autres ont besoin de réfléchir et d’assimiler ce qui est dit. Voici les 5 normes de rencontre que j’utilise pour lancer une rencontre et encourager les participants à s’impliquer :

  • Ayez l’esprit ouvert
  • Exprimez-vous avec respect
  • Soyez présent (pensez aux effets de la technologie sociale et ayez une discussion sur la façon dont vous voulez utiliser la technologie de façon consciente pendant la rencontre)
  • Respectez la confidentialité
  • Ayez du plaisir (cela peut vouloir dire de prendre plus de pauses ou de donner une occasion de bouger ou de jouer à un jeu, ou encore d’avoir une pause plus longue pour le dîner pour permettre de s’entraîner)

Étape 3 : Respectez les engagements de temps. L’une des expériences les plus frustrantes est d’assister à une rencontre qui ne commence ou ne finit pas à temps. Ce manque de respect envers l’horaire établi diminue le niveau de confiance avant le début de la rencontre ou pour les prochaines rencontres. Il est mieux de prévoir une rencontre plus longue que de coincer les participants en les forçant à rester plus longtemps ou de condenser un contenu qui demande plus de temps pour être bien approfondi. La prochaine fois que vous pensez commencer une rencontre 10 minutes en retard pour attendre quelqu’un, pensez aux conséquences de cette décision.

Étape 4 : Prenez des notes, négociez les prochaines étapes et demandez plus de détails sur les points importants. Dans quoi nous sommes-nous embarqués? Si nous ne prenons pas de note, ne faisons pas de suivi pour assurer une compréhension partagée, nous ne mettons pas en place un processus pour continuer le travail (si nécessaire) et nous ne partageons pas la responsabilité, nous encourageons les participants à ne pas aller au bout des choses par rapport aux promesses faites pendant la rencontre. Je ne parle pas ici d’un procès-verbal (bien qu’il soit parfois nécessaire, comme lors de réunions du CA), mais plutôt de prendre des notes qui reflètent ce qui a été partagé et qui peuvent servir d’aide-mémoire utile sur ce qui a été convenu, souvent avec un échéancier et les résultats attendus. Rappelez-vous… ce qui est écrit se concrétise.

Étape 6 : Évaluez la performance. J’aime prendre le pouls de choses. Il m’arrive de le faire avant la tenue d’une rencontre. Une vérification rapide avec les participants pour évaluer leurs sentiments et leur opinion sur un sujet précis afin de mieux me préparer pour la rencontre. Cela peut vouloir dire de faire des étapes supplémentaires, mais elles en valent la peine, surtout s’il y a eu des conflits entre les participants par le passé. De plus, j’aime donner une chance aux participants d’évaluer le déroulement de la rencontre par la suite. Il y a toujours des choses à apprendre et d’impliquer les participants dans le processus aide à vous ouvrir la porte et vous apporter du soutien pour les prochaines rencontres.

Étape 7 : Considérez l’environnement que vous voulez créer. Changer d’environnement sert à deux choses; la première est de changer l’état d’esprit des gens. D’un point de vue énergétique, aller dans un nouvel environnement aide à nous présenter différemment (et s’il y a un bagage, l’état d’esprit peut être différent dans un nouveau lieu). J’encourage les gens à être attentifs à l’environnement dont ils ont besoin pour tenir une conversation. Parfois, se rendre dans un endroit comme un chalet crée la bonne ambiance qui permet de s’attaquer aux éléphants roses dans la pièce.

Étape 8 : Rendez l’expérience amusante. En tant qu’entraîneure de soccer, j’ai appris quelques trucs pour maintenir l’engagement des athlètes pendant une pratique. Soyez bref. Restez concentré. Laissez-les essayer les nouveautés. Organisez des jeux pour les mettre au défi physiquement et mentalement. Faites-les bouger. Envisagez la possibilité de faire une rencontre en marchant, ou encore pendant un entraînement. Ayez un carnet et un crayon ou votre téléphone avec vous pour noter les bonnes idées au fur et à mesure. Certaines de mes meilleures idées me viennent quand je cours dans la nature. Trouvez des façons de rendre la rencontre plus agréable. Pensez à la nourriture qui sera offerte, au lieu de la rencontre et à l’expérience.

Étape 9 : Envisagez de combiner plusieurs méthodes pour aller chercher plusieurs styles d’apprentissage. Plusieurs participants aiment recevoir des choses à l’avance pour se préparer en assimilant et en réfléchissant sur les sujets abordés. Les personnes plus introverties aiment avoir du temps et de l’espace avant de formuler une réponse. De plus, en donnant aux participants l’occasion de réfléchir et de créer quelque chose, vous permettez à ceux qui ont une énergie créative de partager leurs talents uniques avec les autres. Utilisez des outils simples comme la musique, le bricolage, la poésie, etc. pour encourager les participants à être touchés. Lorsque les gens sont inspirés, ils sont ouverts et engagés; c’est alors que la magie se produit.

Étape 10 : Commencez et terminez avec du cœur. J’aime encourager les gens à faire connaissance avant de commencer une rencontre. Même pour ceux qui se connaissent depuis des années, il est encore possible d’en apprendre sur les autres. Une question simple comme « Partagez un moment fort (quelque chose qui vous rend heureux) et une épreuve (quelqu’un chose qui vous déprime) » peut créer un espace sûr plus intime qui augmente le niveau de confiance. Un environnement de confiance peut rendre l’impossible possible, et d’arriver à un tel environnement commence par une promesse de cultiver l’espace entre les participants.

Comme toujours, j’espère que cette publication servira à éduquer et inspirer les leaders sportifs qui veulent diriger des organisations efficaces et significatives.

Vous pouvez me contacter au [email protected]; il me fait toujours plaisir de vous lire.

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